Las empresas de servicios que trabajan por proyecto se distinguen por la presencia de algunos elementos característicos, entre los cuales destaca la centralidad del recurso humano. La necesidad de realizar proyectos siempre diferentes entre sí hace que el verdadero valor agregado recaiga sobre el personal y sus respectivos conocimientos, competencias y habilidades. Tanto el proyecto como el recurso humano deben ser gestionados y organizados de la manera más correcta, pero, sobre todo, de la manera más eficiente posible.
En la realización de un proyecto, la gestión del recurso humano comienza desde el área organizativa, es decir, desde la codificación de los empleados y la información clave (como el rol, el horario de trabajo y los elementos contractuales), esenciales para la asignación de recursos y la definición del costo laboral desde la fase de análisis preventiva.
En la fase de implementación efectiva del proyecto, es posible identificar 4 pasos o fases de organización del flujo técnico:
1. PLANIFICACIÓN
Tarko by Akeron permite realizar, ya en la fase de oferta, un análisis de los esfuerzos que se emplearán, además de planificar las fases y los tiempos de realización, gracias al soporte de la herramienta – GANTT. Dentro del proyecto, es posible evaluar un resumen de las horas y los tiempos estimados para su realización, con los respectivos costos y fases a las cuales se pueden asignar uno o más empleados. El “Capacity Planning” proporciona además plena conciencia, en función del rol o empleado, sobre la disponibilidad, las horas asignadas y las horas restantes.
2. ASIGNACIÓN
A cada fase se le pueden asignar los recursos correspondientes, basándose en el rol que se desempeña, pero también en un doble criterio:
Una vez que los recursos disponibles (y adecuados) han sido asignados al proyecto, es posible programar las actividades pasando al siguiente paso, es decir, la calendarización.
3. CALENDARIZACIÓN
Consiste en poner en calendario las actividades planificadas por parte del Director de Proyecto, también con el soporte de herramientas como la Agenda compartida y el TimeLine. Una vez que la actividad ha sido asignada al recurso y planificada, la siguiente fase consiste en la rendición de horas.
4. REGISTRO DE HORAS
El registro de las horas del proyecto es un tema delicado y crucial para las empresas y está relacionado con el concepto de avance técnico y con el cumplimiento de las horas de trabajo previstas. Tarko by Akeron permite múltiples tipos de registro de horas, según las necesidades del cliente, incluso desde el teléfono móvil, gracias a la extensión de funcionalidades en la App de Empleados. De esta manera, en caso de viajes o actividades fuera de la sede, los recursos pueden registrar las horas in situ, asignándolas al proyecto correspondiente. También desde la App se pueden registrar y solicitar reembolsos de gastos, que se pueden asociar directamente al proyecto, sumándose a los costos reales.
Esta información alimenta el proyecto y su avance técnico: a medida que los empleados o responsables registran las horas, es posible controlar el avance técnico, en términos porcentuales, del proyecto.
Finalmente, es posible realizar una verificación del estado y la evolución del proyecto mediante una comparación entre lo estimado y lo real, gracias al soporte de la Business Intelligence y de paneles de control preconfigurados y personalizables con KPI de interés específico, para obtener plena conciencia del rendimiento del proyecto y, en general, de la empresa y las Unidades de Negocio que la componen.
¿DÓNDE EMPEZAR?
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Imagen cedida por AKERON
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