Gestión y recuperación de avales, garantías, fianzas y seguros de caución

Gestión y recuperación de avales, garantías, fianzas y seguros de caución

Cada vez estamos más acostumbrados a la figura del aval, garantía o fianza sobre todo en determinados contratos de mantenimiento, alquiler, prestación de servicios o entrega de materiales. Estos requerimientos son solicitados tanto por organismos públicos como empresas privadas.

Los asociados de TECNIBERIA no son ajenos a ello y por eso es muy importante saber qué es y cómo funciona el aval y el seguro de caución.

Un aval es un documento por el que una entidad financiera garantiza el cumplimiento de las obligaciones contraídas ante un tercero, en caso de no respetar dichas obligaciones.

Existen 3 tipos de avales: económicos, técnicos y comerciales.

En el sector de ingeniería, consultoría y servicios tecnológicos, los más usados son los avales técnicos que permiten a las empresas garantizar compromisos no dinerarios con su actividad, ante sus clientes, sean administraciones públicas o terceros. Por tanto, se garantiza el cumplimiento de una obligación no económica como puede ser la realización de una obra o la prestación de un servicio. Los usos más comunes son:

  • Avales ante las administraciones (concursos, licitaciones, subastas)
  • Fianzas provisionales y definitivas
  • Licitaciones nacionales e internacionales

Ciertos usos del aval y ante ciertos organismos y clientes privados, es posible sustituirlos por un seguro de caución.

El seguro de caución es una garantía que busca asegurar el cumplimiento de una obligación por parte del tomador frente a un tercero (el cliente de la empresa de ingeniería) designado como beneficiario. La aseguradora indemnizará al beneficiario si el tomador incumple sus compromisos legales o contractuales. De igual modo que los avales, se puede utilizar para licitaciones, suministros, concesiones, concursos públicos y en su mayoría ante administraciones públicas.

El aval puede pactarse por un plazo determinado o indeterminado, pero en el caso de que no haya una fecha de vencimiento del aval, si el avalado quiere dar por cancelada la garantía, la entidad que emitió el aval le exigirá la entidad que le devuelva el documento original.  En caso de no disponer del documento original, el beneficiario del aval pedirá la anulación del mismo de forma clara y expresa al haberse cumplido el servicio a su entera satisfacción.

Los avales, como cualquier producto bancario, tienen unos costes (estudio de solvencia; apertura, etc…) y unas comisiones normalmente trimestrales por mantenimiento o riesgo, por no mencionar el consumo de riesgo bancario, lo cual “penaliza” nuestra posición y puede limitar la capacidad de aval de una compañía. Dichos costes, comisiones y disponibilidad de línea de avales, dependerán mucho de la posición (balance banco-empresa) que tengamos ante la entidad financiera.

Es también habitual que si el aval se prolonga en el tiempo como podría ser más de 5 años, el coste se verá incrementado por el número de años vencido.

Sin embargo, si nos decantamos por un seguro de caución los costes suelen más bajos que los avales emitidos por las entidades financieras y los requisitos para su solicitud y estudio suelen ser más flexibles y ágiles.

La cancelación tanto de avales como de seguro de caución, se rigen por procesos similares y aunque en principio la recuperación parece un proceso sencillo. Pero desde SOTAM y tras más de 15 años asesorando y ayudando a las empresas con esta tarea de recuperación de avales y garantías tanto con clientes privados y públicos, nos hemos encontrado que muchas empresas no cuentan con procedimientos establecidos, ni con el software adecuado (a veces un simple fichero Excel con la información disponible) ni personal dedicado específicamente a estas tareas. Normalmente son varios los actores que intervienen en todo el ciclo de vida de un aval lo que conlleva que muchas veces no hay un responsable único del seguimiento desde su solicitud hasta la cancelación.

Los avales se solicitan a las entidades financiera por los Departamentos Financieros / Administración / Tesorería. Una vez que llegan se suelen enviar al Departamento Comercial / Contratación/ Concursos o que son quienes necesitan el aval para la licitación en curso o adjudicada.

La comunicación entre los Departamentos a veces puede no estar coordinada al 100% ya que muchas veces los departamentos que están en contacto con el cliente (Comercial / Operaciones / Técnico) son los primeros que saben si ya se puede recuperar o si hay alguna anomalía o incidencia que puede atrasar la recuperación del aval y no se comunican eficazmente con los Departamentos Financieros / Administración / Tesorería.

Un caso interesante y singular es el de las Uniones Temporales de Empresas (UTE). En estos casos la empresa debe tener claro la posición que tiene en la UTE ya que quien ostente la gerencia de la UTE, normalmente será el encargado de la recuperación de todos los avales, incluidos los de los socios de forma individual.

En numerosas ocasiones aparecen incidencias en la recuperación de los avales por la disolución de la empresa/organismo que se avaló o bien los responsables del contrato en la empresa ya no continúan en la compañía y no dejaron la documentación preparada para la recepción del contrato o bien la conformidad con el servicio. Debido a largo plazo de vigencia de muchos avales es común que se produzca extravío del aval o de documentos necesarios para la liberación de éste y obligue a acciones específicas ante el emisor del aval para su cancelación.

El conocer a todos los actores involucrados en el ciclo de vida de un aval, como es el caso de las cajas de depósitos y su órgano gestor (local, autonómico o estatal) es vital para la consecución del éxito en la cancelación de avales de trabajos finalizados. Conocer los tipos resguardos, el órgano gestor, las órdenes de cancelación, número de resguardo, cartas de pago, bastanteos, modelo 803, requerimientos para su retirada, que dependen de cada caja es esencial para una ágil tramitación de los avales.

Como se puede apreciar hay multitud de causas o incidencias que dependen tanto del sector como del servicio en cuestión y que se hace muy complejo el resumirlas en un solo artículo.

Desde SOTAM y como compañía especializada en la gestión de avales y garantías, recomendamos tener y seguir en la medida de lo posible unas normas claras para tratar de minimizar las incidencias y detectarlas cuanto antes.

Interfaz de usuario gráfica, Aplicación

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Desde SOTAM ayudamos a las empresas en todo el proceso de solicitud, gestión, cancelación y recuperación de avales, garantías, fianzas y seguros de caución. Trabajamos en todos los sectores y con beneficiarios públicos y privados, así como nacionales e internacionales.

Con más de 15 años de experiencia, metodología propia y un software a medida (Acelera©) podemos trabajar sobre la recuperación y cancelación de avales vencidos (Cash Marathon), o realizar una gestión recurrente de avales y garantías (Cash Securitization), o bien el alquiler del software de gestión Acelera©.

Para más información:  Soluciones operativas tecnológicas a medida – SOTAM  (www.sotam.es)

eochoa@sotam.es